11 cosas que las personas organizadas y productivas hacen todos los días

Segmento 32 de Antonio Silva Jadra – Semana del 17 de noviembre de

2020

“Cuando la gente está a gusto es cuando mejor trabaja.” -DANIEL GOLEMAN Hay una razón por la que las personas más tranquilas y menos estresadas son las que hacen más cosas: comprenden la importancia de la organización y han adaptado sus hábitos en consecuencia. La buena noticia es que usted también puede volverse más organizado y productivo simplemente emulando los hábitos que aquí comparto:

1. No deje que sus escritorios se abarroten

Puede pensar que sabe exactamente dónde y en qué pila de papel puede encontrar un documento en particular. Pero se está engañando a sí mismo si no cree que sería más productivo con un escritorio limpio y organizado. El solo hecho de organizar las cosas en su escritorio le ayuda a organizarlas en su mente. Además, una investigación realizada en la Universidad de Princeton reveló que cuanto más bombardean nuestros cerebros por los estímulos competitivos en un escritorio desordenado, menos podemos concentrarnos. Y esto no fue solo evidencia subjetiva; pudieron ver la diferencia en las resonancias magnéticas de la actividad cerebral de los sujetos.

2. Nunca deje las cosas para luego

Las personas organizadas y productivas nunca ponen nada en espera, porque es una gran pérdida de tiempo. No guarde un correo electrónico o una llamada telefónica para tratarlos más tarde. Tan pronto como algo llame su atención, debe actuar en consecuencia, delegarlo o eliminarlo.

3. Tenga un horario para responder correos

Las personas productivas no permiten que su correo electrónico sea una interrupción constante. Además de revisar su correo electrónico en un horario, aprovechan las funciones que priorizan los mensajes por remitente. Establecen alertas para sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y guardan el resto hasta que llegan a un punto de parada en su trabajo.

Algunas personas incluso configuran una respuesta automática que les permite a los remitentes  saber cuándo revisarán su correo electrónico nuevamente.

4. Trabajan a partir de una única lista de tareas

¿Recuerda los días en que la gente solía comprar esos costosos planificadores encuadernados en cuero y los llenaba con una lista de tareas pendientes codificada por colores por prioridad?

Esos pueden parecer un poco de la vieja escuela ahora, pero nadie puede negar que fue efectivo. ¿Por qué fueron efectivos esos planificadores? Nos recordaron lo importante que es mantener una sola lista de tareas pendientes. Cuando consolida todo en una lista, siempre sabe dónde buscar y puede dejar de perder el tiempo tratando de recordar qué lista tiene la información que necesita.

5. Tenga un alto nivel de autoconciencia.

Las personas altamente productivas y organizadas tienen un sentido claro de quiénes son. Conocen sus debilidades y establecen estructuras organizativas para superarlas. Si tienden a dejar que las reuniones se prolonguen demasiado, establecen un temporizador. Si tienen problemas para mantener la productividad de las reuniones, elaboran una agenda. Si olvidan revisar su buzón de voz por la mañana, establecen un recordatorio. Los detalles no importan; lo importante es que piensen detenidamente y utilicen ayudas y rutinas específicas que funcionen con sus debilidades organizativas.

6. Dése tiempo para almorzar.

Todos hemos estado allí: estás ocupado con la cabeza hacia abajo y, para cuando miras hacia arriba, ya es pasada la hora del almuerzo. Terminas quedándote sin él o tomando una dona o una bolsa de papas fritas de la máquina de bocadillos. Ambas son ideas realmente malas. La dona te dará un impulso de energía durante unos 20 minutos, pero después de eso, tu concentración caerá como una roca. En cuanto a saltarse las comidas, no solo afecta su concentración, productividad y habilidades para resolver problemas, sino que también afecta su cintura, y no de la manera que podría esperar. La investigación de la Universidad Estatal de Ohio muestra que el peso que pierde al saltarse las comidas es el peso muscular que recupera más tarde en forma de grasa.

7. Hacer primero lo que menos gusta En otras palabras, las personas productivas primero hacen el elemento menos apetitoso y más temido de su lista de tareas pendientes, antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, están libres para abordar las cosas que los entusiasman e inspiran.

8. Organizar al final de cada día

El mejor remedio para el desorden es reservar unos 10 minutos al final de cada día para organizar su escritorio. Aunque sabemos que es mejor tocar las cosas solo una vez, todos nos detuvimos a la mitad de una tarea porque sonó el teléfono o alguien pasó a charlar. Realmente no puedes evitar tales cosas, pero puedes terminar el día resolviendo todas las cosas que dejaste a medio terminar.

9. Planifican sus días la noche anterior

Las personas organizadas y productivas se acuestan todas las noches con la seguridad de saber lo que lograrán al día siguiente. Tienen sus prioridades claras la noche anterior, de modo que una vez que comienza el día, es menos probable que se distraigan con la “tiranía de lo urgente”, esos pequeños incendios que surgen y se interponen en el camino de sus verdaderas prioridades.

10. Hacer pleno uso de la tecnología

Se ha hablado mucho sobre cómo la tecnología moderna extiende la jornada laboral, por lo que siempre estamos en el reloj. Si bien eso puede ser cierto, la tecnología también puede hacernos más productivos. Ya sea que esté configurando un filtro de correo electrónico para mantener su bandeja de entrada libre de spam o usando una aplicación como Evernote para organizar la información que necesitará nuevamente, la tecnología no siempre es mala. Si se usa correctamente, puede ahorrar mucho tiempo.

11. No ignorar el correo postal

Para este, volvemos a la filosofía de “tocarlo una vez”. Para la mayoría de nosotros, no hay mucho correo postal en estos días que realmente esperamos. Pero ignorarlo puede causar problemas, especialmente cuando se trata de cosas como facturas y notificaciones de impuestos. Simplemente, ábrelo y ocúpate de él tan pronto como llegue; de lo contrario, terminará cavando debajo de los cojines del sofá en busca de esa factura vencida.

Cada minuto que pase buscando algo que perdió o tratando de recordar lo que se supone que debe hacer a continuación, dañará su productividad. Eso, a su vez, consume su potencial profesional. La buena noticia es que hay muchas herramientas que puede utilizar para mantenerse organizado y productivo, por lo que incluso los más desorganizados entre nosotros pueden implementar un sistema para mantenernos bajo control.

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