¿Que necesita tu empresa para evitar sanciones con el SAT?
Por Bejamín Romero Jr.
Abogado Fiscalista
– Filtro de protección ante potenciales arbitrariedades –
En una era digital, de avances tecnológicos utilizados para desplegar una ultra fiscalización, que se profundiza año con año con la coordinación y colaboración de distintas entidades (SAT, UIF, PFF, IMSS, INFONAVIT), surge de la necesidad en las empresas de contar con un instrumento que permita identificar y mitigar riesgos en su administración.
Recordemos que nadie está exento de acusaciones y persecuciones:
- En temas de fraudes, malversación de fondos, recursos de procedencia ilícita como ha sucedido con grandes empresarios y políticos.
- En temas de malas prácticas tributarias, sanciones administrativas, o por la “compra venta” de facturas como desafortunadamente sucede con cualquier contribuyente descuidado.
Es por ello que resulta un imperativo que todo contribuyente se maneje con buenas prácticas dentro de la empresa, que permitan contar con una administración que atienda no únicamente a sus necesidades operativas sino también a sus obligaciones legales, corporativas y fiscales.
Una de las mejores maneras para conseguir esto es a través de un verdadero consejo de vigilancia que garantice a los socios que se está velando por sus intereses y sobre todo contar con políticas de prevención para evitar caer en algún supuesto de responsabilidad ante las autoridades.
En las sociedades mercantiles (hablando en términos generales), se tiene la obligación de contar con un consejo de vigilancia o comisario y normalmente se designa a un amigo a quien no se le hace pago alguno y, por tanto, NO existe una verdadera revisión de las operaciones, documentación, registros y demás información necesaria para su vigilancia de las operaciones de la sociedad.
Sin embargo, atendiendo a la situación actual en donde se ha satanizado al contribuyente, se ha otorgado atribuciones arbitrarias a la autoridad fiscal (ej. UIF podrá congelar cuentas sin orden judicial), se ha limitado derechos del contribuyente (ej. Limitan plazo para solicitar acuerdo conclusivo en PRODECON), considero que resulta importante realizar la designación de un verdadero consejo de vigilancia que coadyuve a la consolidación, de la empresa sin importar su tamaño para contar con mejores bases de control tanto interno como externo que les permita un crecimiento ordenado.
Esto, pues estableciendo estos frenos, contrapesos y vigilancia profunda se establecerá un sistema bajo el cual las sociedades son dirigidas y controladas.
Las empresas deben de contar con un asesor que vigile el correcto cumplimiento de las obligaciones societarias para evitar incurrir en conductas que permitan a las autoridades emitir sanciones.
Por nombrar algunas de las funciones que debe cuidar el encargado de la vigilancia son las siguientes.
- a) Exigir a los administradores información financiera mensual.
- b) Examinar la manera en cómo se encuentra documentada las operaciones.
- c) Convocar a asambleas de socios cuando lo juzgue conveniente.
- d) Rendir anualmente informe a los socios.
Es importante señalar que la autoridad fiscal ha mostrado interés en las obligaciones en materia societaria, por ejemplo: a partir d e junio 2020, resulta obligatorio subir en archivo PDF al portal del SAT las asambleas que resuelvan la entrada o salida de un miembro de la sociedad (socio, accionista, asociado etc.).
De igual manera, el SAT solicita los Libros de registro de Socios para verificar si efectivamente detentan tal calidad, cuando perciben dividendos o reembolsos de su aportación.
En este sentido, el consejo de vigilancia, al ser principalmente formados por personas independientes a la Sociedad, tienen una visión más objetiva respecto a riesgos, control y operación de esta, generando de esta manera que las decisiones y operaciones principales de la empresa que conlleven una repercusión fiscal, sean valuadas bajo mecanismos de supervisión y transparencia, enfocados a un modelo de cumplimiento y control del riesgo.
Que mejor, que contar con un asesor especializado que sea ese “segundo par de ojos”, que supervise que la operación cotidiana de la empresa cumple a cabalidad con la regulación societaria y fiscal para evitar que, por descuidos en esta materia, el empresario pierda el negocio que ha construido.
